Unique Construct: Fünf Stunden pro Woche zurück bei der Geschäftsleitung.Five hours per week returned to the leadership team.

AusgangslageStarting point

Unique Construct verantwortet mehrere Bauprojekte parallel — Koordination zwischen Bauleitung, Subunternehmern, Fachplanern und Auftraggebern. Die Geschäftsleitung verbrachte drei bis vier Stunden pro Tag mit administrativer Routine: E-Mail-Triage, Meeting-Protokollierung, Dokumentenaufbereitung. Zeit, die nicht für Kundenbeziehungen und Projektrisiken blieb.Unique Construct runs multiple construction projects in parallel — coordinating between site management, subcontractors, specialist planners and clients. The leadership team spent three to four hours per day on administrative routine: email triage, meeting minutes, document preparation. Time that was missing for client relationships and project risk.

HerausforderungChallenge

• 200+ eingehende E-Mails pro Tag über drei Führungsebenen — ohne klare Priorisierung200+ incoming emails per day across three leadership tiers — without clear prioritisation
• Meeting-Protokolle erschienen typischerweise zwei bis drei Tage nach dem Termin — wenn überhaupt. To-Dos blieben in den Köpfen der Teilnehmer statt im Projektmanagement-ToolMeeting minutes typically arrived two to three days after the meeting — if at all. To-dos stayed in participants' heads instead of the project management tool
• Mehrere Microsoft- und Google-Accounts pro Führungskraft — projektbedingt für Kunden-Mandate, Joint-Ventures und interne Themen. Ständiger Account-Wechsel, keine konsolidierte Sicht auf den TagMultiple Microsoft and Google accounts per executive — required by project setup for client mandates, joint ventures and internal topics. Constant account switching, no consolidated view of the day
• Wichtige Freigaben und Entscheidungen versanken in E-Mail-Threads, waren nachträglich schwer auffindbarImportant approvals and decisions got lost in email threads and were hard to retrieve afterwards
• Dokumentenablage und Versionierung uneinheitlich zwischen ProjektteamsDocument storage and versioning inconsistent across project teams
• Keine durchgängige Audit-Spur für Compliance-relevante FreigabenNo end-to-end audit trail for compliance-relevant approvals

Vorgehen — 10 Tage PilotApproach — 10-day pilot

1. Tag 1–2 · Assessment: Prozess-Mapping der kritischen Workflows, Identifikation der Top-Pain-Points, Bestandsaufnahme aller Microsoft- und Google-Accounts pro FührungskraftDay 1–2 · Assessment: Process mapping of critical workflows, identification of top pain points, inventory of all Microsoft and Google accounts per executive
2. Tag 3–6 · Setup: Deployment von Smart Inbox, Meeting-Minutes (inkl. Task-Sync zum PM-Tool), Document-Agent, Multi-Account-Konsolidierung — plus erste Custom-Module für Bauwesen-Workflows (Submission-Vorbereitung, Lieferanten-Tracking)Day 3–6 · Setup: Deployment of Smart Inbox, Meeting Minutes (incl. task sync to the PM tool), Document Agent, multi-account consolidation — plus first custom modules for construction workflows (tender prep, supplier tracking)
3. Tag 7–8 · Integration: Anbindung Microsoft 365 + Google Workspace (mehrere Accounts pro Person), Projektmanagement-Tool-Sync, Konfiguration der Freigabe-Gates, Audit-Trail aktiviertDay 7–8 · Integration: Connection of Microsoft 365 + Google Workspace (multiple accounts per person), project management tool sync, configuration of approval gates, audit trail activated
4. Tag 9–10 · Go-live: Schulung der Führungsebenen, Begleitung in der ersten produktiven Woche, Feintuning der Tonalität und PlaybooksDay 9–10 · Go-live: Training of the leadership tiers, hand-holding through the first productive week, fine-tuning of tone of voice and playbooks

Ergebnis nach drei MonatenOutcome after three months

Helvetiq OS läuft produktiv im Tagesbetrieb. Die spürbarsten Effekte:Helvetiq OS runs productively in daily operations. The most tangible effects:

Was sich qualitativ verändert hatWhat changed qualitatively

• Smart Inbox: E-Mail-Triage von ca. 90 Minuten auf rund 20 Minuten täglich reduziert. Sortiert nach Dringlichkeit, entwirft Standard-Antworten zur Freigabe, archiviert das RauschenSmart Inbox: Email triage reduced from roughly 90 minutes to about 20 minutes per day. Sorted by urgency, drafts standard replies for approval, archives the noise
• Automatische Meeting-Protokolle: Während der Besprechung wird das Protokoll strukturiert erstellt (Entscheide / offene Punkte / Folgeaktionen) und innerhalb von Minuten an alle Teilnehmer versendet — ohne manuelle NachbearbeitungAutomatic meeting minutes: During the meeting the minutes are produced in a structured form (decisions / open points / follow-up actions) and sent to all participants within minutes — with no manual rework
• Tasks direkt im Projektmanagement-Tool: To-Dos und Folgeaktionen aus dem Protokoll werden automatisiert in die bestehenden PM-Tools übertragen — inklusive Verantwortlicher und Fälligkeit. Aus dem Meeting direkt ins Backlog, ohne Copy-Paste-SchrittTasks straight into the project management tool: To-dos and follow-ups from the minutes are pushed automatically into the existing PM tools — including owner and due date. From the meeting straight into the backlog, no copy-paste step
• Multi-Account-Konsolidierung: Die Geschäftsleitung arbeitet projektbedingt mit mehreren Microsoft-Accounts (teilweise zusätzlich Google) — für Kunden-Mandate, Joint-Ventures, interne Projekte. Helvetiq OS bündelt diese Accounts in einer einzigen Oberfläche: ein Inbox-Stream, ein Kalender, eine Aufgabenliste. Kein Account-Wechsel mehrMulti-account consolidation: The leadership team works with multiple Microsoft accounts (sometimes Google in addition) due to project setup — for client mandates, joint ventures, internal projects. Helvetiq OS bundles these accounts into a single surface: one inbox stream, one calendar, one task list. No more account switching
• Freigabe-Gate bei jedem versendeten Mail, jeder neuen CRM-Notiz, jeder Termin-Annahme — keine versehentlich versendeten Entwürfe mehrApproval gate on every sent mail, every new CRM note, every meeting acceptance — no more accidentally sent drafts
• Vollständige Audit-Spur aller KI-Aktionen — jederzeit abrufbar für Compliance-FragenFull audit trail of all AI actions — retrievable at any time for compliance questions
• Custom-Module für die Bauwesen-Workflows: Die Standard-Plattform deckt den administrativen Alltag — die kunden-spezifischen Module darüber decken Submission-Vorbereitung, Lieferanten-Tracking und Bauprotokoll-Generierung. Neue Anforderungen werden iterativ als zusätzliche Module ergänztCustom modules for construction workflows: The standard platform covers the administrative day-to-day — the customer-specific modules on top cover tender preparation, supplier tracking and construction-protocol generation. New requirements are added iteratively as additional modules

Status Juli 2026 — vom Pilot zum TagesbetriebStatus July 2026 — from pilot to daily operations

Der Pilot läuft seit dem Frühjahr durchgehend produktiv und wird laufend erweitert: Inzwischen fliessen auch Microsoft-Teams-Meeting-Aufzeichnungen automatisch in die Protokoll-Pipeline, und die Bauwesen-Module werden iterativ ausgebaut. Unique Construct ist damit der Referenzbetrieb für die produktive Einführung von Helvetiq OS im Schweizer KMU-Alltag — besichtigbar auf Anfrage.The pilot has been running productively since spring and keeps expanding: Microsoft Teams meeting recordings now flow into the minutes pipeline automatically, and the construction modules are being extended iteratively. Unique Construct is the reference operation for bringing Helvetiq OS into productive Swiss SMB daily business — site visits available on request.

„Der Pilot ist längst Tagesbetrieb. Helvetiq OS ist für uns heute so selbstverständlich wie das Mail-Programm — nur dass es die Arbeit gleich miterledigt.""The pilot became daily business a long time ago. For us, Helvetiq OS is now as natural as the mail client — except it gets the work done as well." — Silvan Hofer, CEO